Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013

Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013

 

Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013. Selamat sore para sahabat dan pembaca yang budiman. Dimana pun kalian berada, semoga dalam keadaan sehat dan berkecukupan, Amin :D. Senang sekali rasanya setiap kali bisa menyapa kalian para sahabat dan pembaca yang budiman, tentunya apalagi kalau gurudaridesa.com bisa berbagi tips dan trik yang dapat membantu para sahabat sahabat semua dalam kegiatan kehidupan sehari hari. Semoga gurudaridesa.com bisa selalu membagikan tips dan trik yang bermanfaat dan sesuai dengan kebutuhan sahabat sahabat semua.

Baiklah kali ini gurudaridesa.com akan membagikan sebuah tips dan trik Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013. Sebenarnya tips dan trik ini bukan hal baru di MS. Word karena tips dan trik ini sebenarnya juga sudah lama dan sudah ada di versi MS. Word 2010 ke bawah, yaitu Fitur Mailings.

Para pengguna Ms. Word pada umumnya sangat jarang menggunakan fitur mailings yang ada di Ms. Word bahkan hampir bisa dikatakan tidak ada yang menggunakannya. Hal ini terjadi bukan karena penggunaannya yang sulit namun di karenakan memang sangat sedikit orang yang mengetahui fungsi dari fitur mailings tersebut dan cara menggunakannya. Padahal jika saja mereka tahu fungi dari fitur mailings pada Ms. Word, maka akan sangat membantu pekerjaan seorang admin atau pekerja kantoran dalam membuat dan mencetak surat yang banyak dengan nama dan alamat penerima yang berbeda beda.

Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013. Fungsi utama dari fitur mailings pada Ms. Word salah satunya adalah untuk membuat surat yang sangat banyak dengan format dan isi yang tentunya sama akan tetapi dengan nama dan alamat penerima yang berbeda – beda. Contohnya, Surat Undangan Orang Tua Siswa untuk menghadiri Rapat dengan para guru di sekolah. Tentunya mengingat siswa satu kelas bisa 30 orang, maka akan sangat tidak efisien apabila kita membuatkan maupun mengetikkan surat undangan untuk orang tua siswa tersebut sebanyak 30 sesuai dengan jumlah siswa satu kelas padahal isi undangan tersebut sama hanya dibedakan nama penerima dan alamat. Tentunya ini akan sangat merepotkan bukan!. Oleh karena itu Ms. Word menyediakan fitur mailings untuk memberikan kemudahan kepada para penggunanya.

Baiklah itu sedikit gambaran atau penjelasan mengenai fitur mailings di M. Word. Selanjutnya gurudaridesa.com akan menjabarkan Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013 secara detail step by step. Semoga para sahabat dan pembaca yang budiman dapat mengikuti dan mempraktekkannya sehingga nantinya dapat membantu pekerjaan sahabat dan para pembaca nantiya.

Baca Juga : Cara Menampilkan File PDF di WordPress Tanpa Plugin

3 Langkah Utama Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013

Untuk membuat surat massal, teman teman cukup membuatnya dengan menggunakan fitur Mailings yang mana fitur ini sudah ada juga di versi Ms. Word 2010 hingga ke versi dibawahnya. Ada 3 langkah utama dalam Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013, yang 3 langka utama tersebut akan memiliki langkah langkah detailnya sebagai berikut:

A. Membuat Database Data Penerima Surat – Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013

  1. Untuk membuat database data penerima surat, teman teman dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:
    Buatlah satu saja template atau format surat yang akan dicetak, lalu teman teman pastikan berikan ruang kosong untuk mengisikan data penerima surat. Dalam contoh ini, kita akan memiliki dua data penerima surat yaitu Nama dan Alamat penerimaLangkah selanjutnya, teman teman masuklah ke dalam Menu Tab Mailings, lalu pilih Menu Select Recipiens diikuti memilih menu Type a New List.Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013
  2. Selanjutnya akan ditampilkan jendela untuk pengaturan data. Pada jendela tersebut, teman teman dapat menentukan Field apa saja yang akan digunakan. Dalam contoh ini, data field yang digunakan adalah Nama dan Alamat penerima surat. Lalu Klik Customize Columns untuk membuka jendela pengaturan Field
  3. Selanjutnya teman teman Hapus Field yang tidak digunakan, dan Rename Field yang ingin diganti namanya. Untuk menambah Field klik tombol Add New
  4. Jika teman teman bingung untuk menghapus, maka caranya, misalkan klik pada Field yang akan dihapus, lalu tekan tombol Delete pilih Yes.
  5. Sedangkan untuk mengubah nama Field, teman teman klik pada Field yang akan di ganti namanya lalu tekan tombol Rename, akan ditampilkan jendela untuk mengubah nama field, kemudian tekan OK untuk menyimpan.Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013
  6. Jika teman teman telah selesai dalam mengatur Field, tekan tombol OK untuk menyimpan hasil perubahan Field. Setelah itu sudah terbentuk dua data field yang akan kita gunakan yaitu Nama dan Alamat penerima surat. Selanjutnya teman teman sudah dapat mengisikan data field yang teman teman telah buat tadi sesuai dengan jumlah data penerima surat.
  7. Ketika teman teman akan mengisikan dan menambah isi data penerima surat, maka teman teman klik pada tombol New Entri, maka akan ditampilkan kolom isian kosong yang dapat teman teman isikan, seperti Nama dan Alamat penerima surat. Jika data telah selesai diisikan, maka klik tombol OK untuk menyimpan hasil perubahanCara Mudah Membuat Mailings di Word 2013
  8. Setelah klik OK, akan ditampilkan jendela untuk mencari tempat penyimpanan Simpan data pada folder yang teman teman kehendaki, berikan File Name dan tekan tombol Save untuk menyimpan

Sampai disini teman teman sudah selesai 1 langkah utama dalam Cara Mudah Membuat Mailings di MS. Word 2013. Selanjutya kita masuk ke langkah utama yang ke dua dari 3 langkah utama tadi.

B. Memasukkan Data ke Template Surat dari Database Data Penerima – Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013

Jika database data penerima surat telah tersimpan, selanjutnya teman teman dapat memasukkan data tersebut ke dalam template surat, untuk keperluan pencetakan, dengan langkah detailnya sebagai berikut:

  1. Langkah pertama pastikan Template surat teman teman sudah dan masih terbuka, lalu teman teman klik kursor ke arah area kosong nama penerima surat dahulu.
  2. Langkah selanjutnya, teman teman klik pada Menu Insert Merge Field yang ada di dalam Tab Mailings. Pilih Field Nama yang pernah Anda buat sebelumnya. Maka area kosong yang Anda klik pada template akan menampilkan tulisan <<nama>>.
  3. Selanjutnya pada alamat surat teman teman, langkah untuk mengisikan Field Alamat tersebut juga lakukan dengan langkah yang sama seperti langkah mengisikan field nama penerima surat. Sehingga area kosong isian Alamat akan ditampilkan dengan teks <<alamat >>Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013
  4. Langkah selanjutnya, teman teman perlu melakukan Preview untuk menampilkan isi dari masing-masing Field. Untuk melakukannya, teman teman klik tombol Preview Results, Maka akan ditampilkan Nama dan Alamat penerima surat pertama sesuai dengan urutan yang ada dalam database data penerima surat yang telah teman teman buat tadi.
  5. Setelah data pertama ditampilkan, teman teman selanjutnya dapat langsung cetak surat tersebut. Klik Next untuk berpindah ke tampilan data berikutnya lalu dicetak, begitu seterusnya sampai semua data penerima dalam database sudah tercetak semua

Baca Juga : Tips Mudah Membuat Daftar Isi Otomatis di Ms Word

Nah sampai disini sebenarnya sudah selesai dalam Cara Mudah Membuat Mailings di MS. Word 2013, namun gurudaridesa.com sengaja mengatakan ada 3 langkah utama dalam membuat mailings karena langkah utama terakhir adalah membuat mailings dengan databasenya meggunakan MS. Excel. Lah emang bisa? ya tentu bisa dong, kalau tidak bisa, tidak mungkin gurudaridesa.com membagikannya :D.

Baiklah berikut langkah terakhir dalam Cara Mudah Membuat Mailings di MS. Word 2013 dengan Ms. Excel sebagai databasenya.

C. Mailings Dengan Databasenya Dari Data Excel – Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013

Jika teman teman ingin mengirimkan surat massal, dan ternyata data penerima surat tersebut ditulis di dalam Excel, teman teman tidak perlu merasa khawatir  maupun bingung dengan hal itu. Untuk membuat Mailings dengan data dari Excel, berikut ini langkah-langkahnya:

  1. Langkah pertama tentu teman teman harus menyiapkan template surat di Ms. Word yang akan digunakan untuk memasukkan data Mailings, dan siapkan pula data Excel yang telah disimpan di dalam Drive komputer yang akan teman teman gunakan.
  2. Selanjutnya teman teman masuk ke dalam template surat yang akan digunakan untuk membuat mailings, lalu pilih Tab Mailings tersebut, pilih Select Recipiens kemudian pilih Use an Exiting ListCara Mudah Membuat Mailings di Word 2013
  3. Selanjutnya akan ditampilkan jendela untuk mencari File yang akan digunakan untuk Mailings. Lalu teman teman cari file Excel yang teman teman simpan tadi, jika sudah ketemu lalu tekan tombol Open
  4. Langkah selanjutnya, akan tampil jendela Select Table, klik pada file yang sudah ada (Sheet1S), diikuti tekan tombol Ok. Jangan lupa sebelumnya checklist pada First row of data contain column header
  5. Jika teman teman sudah melalui tahap di atas, maka data Excel sebenarnya sudah masuk ke dalam template surat di Ms. Word yang teman teman buat tadi, selanjutnya teman teman tinggal memasukkan Field yang terbentuk sesuai dengan area isian pada Ms. word. Teman teman dapat masuk ke dalam Tab Mailings, lalu pilih Insert Merge Field (Sama dengan langkah utama Bagian B nomor 2)Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013
  6. Masukkan Field ke dalam bagian area isian
  7. Untuk melakukan pencetakan pada satu persatu data, Klik tombol Preview Result, maka akan ditampilkan data pertama yang dapat teman teman cetak.
  8. Untuk mencetak data-data yang lainnya, teman teman dapat tekan tombol next lalu akan ditampilkan data mailings lainnya untuk dicetak. Teman teman dapat melakukannya terus sampai semua data selesai di cetak.

Nah itu dia teman teman Cara Mudah Membuat Mailings di Word 2013. Selain tips ini dalam bentuk tulisan, gurudaridesa.com juga melampirkan tips tersebut dalam bentuk video dan Power Point yang teman teman bisa Donwload Disini, silahkan teman teman tonton di bawah ini. Semoga bermanfaat. Bila ada pertanyaan jangan sungkan sungkan untuk menghubungi kami melalu Hubungi Kami. Keep Exploring and See you soon guys, Bye bye

 

Bagikan ini :

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *